Suite aux mesures sanitaires actuelles, la tenue d’assemblées générales physique est rendu impossible. Plusieurs ordonnances ont donc prévu des mesures exceptionnelles dont l’ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020. Dans ces conditions, ces assemblées peuvent potentiellement et exceptionnellement être organisées à distance par le biais d’un procédé électronique et ce, même si les statuts ne le prévoient pas. Il faut en revanche que le procédé électronique retenu garantisse l’intégrité et la qualité des débats notamment en assurant l’identification des participants et des échanges.

Comment procéder ?

  • La décision d’organiser une assemblée générale électronique doit être prise par l’organe compétent pour convoquer l’assemblée générale (désigné dans les statuts). Si les statuts ne prévoient pas de compétence au président, l’ordonnance prévoit que l’organe compétent puisse déléguer au représentant légal sa compétence, par une délégation établie par écrit et précisant la durée pour laquelle elle est consentie ainsi que l’identité et la qualité du délégataire (Décret n°2020-418 du 10 avril 2020).
  • L’instance ou la personne désignée par les statuts pour convoquer l’assemblée peut décider que sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité, les membres qui participent par conférence téléphonique ou audiovisuelle. Il conviendra d’en faire mention dans le procès-verbal de l’assemblée. Cette mesure est possible même si aucune clause des statuts ou du règlement intérieur ne le prévoit.
  • Les AG peuvent exceptionnellement se tenir sans que les membres de l’organisme soient présents physiquement, soit par visioconférence, soit par audioconférence (Ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020). 
  • Les membres seront convoqués par tout moyen permettant d’assurer leur information effective de la date et de l’heure de la réunion, ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l’ensemble des droits attachés à leur qualité de membre. Il est important de s’assurer de la participation effective des membres et d’en garder une traçabilité : un bulletin d’inscription en ligne envoyé préa­lablement par mail servira de feuille de présence numérique.
  • Le vote pourra avoir lieu à main levée (visioconférence) ou via un formulaire de vote en ligne.
  • Si le vote par correspondance en Assemblée générale est permis par les statuts, il peut être proposé aux membres d’adresser leurs instructions de vote par message électronique à l’adresse électronique indiquée dans la convocation.

Quelles obligations ?

Lors de la tenue des assemblées générales, le dispositif de visio/audio conférence doit :

  • Transmettre au moins la voix des participants et permettre la transmission continue et simultanée des délibérations.
  • Permettre l’identification des membres.
  • Garantir la participation effective des membres.

Quels outils utiliser ?

Tout d’abord, renseignez-vous auprès de votre fédération qui pourra vous conseiller sur la méthode ou les outils à utiliser. Vous trouverez ci-dessous une liste non exhaustive de logiciels (souvent payants) utilisés par certaines fédérations ou comités :

L’équipe du CROS